Регистър на заетостта и единен електронен трудов запис: какво трябва да знае работодателят

От 1 юни 2025 г. Националната агенция за приходите поддържа Регистъра на заетостта, който съдържа единните електронни трудови записи на работниците и служителите. Промяната замени предходния модел на уведомленията за трудови договори и постави още по-голям акцент върху точността и навременното подаване на данни.

Какво е единен електронен трудов запис?

Електронният трудов запис съдържа нормативно определени данни за трудовото правоотношение и се вписва в Регистъра на заетостта. Работодателят или упълномощено от него лице подава данните електронно чрез услугите на НАП.

Това не означава, че вътрешната трудова документация изчезва. Трудовият договор, допълнителните споразумения, заповедите и документите за възнаграждения и отпуски продължават да имат собствено значение. Регистърът е част от процеса, а не заместител на цялото трудово досие.

Кои срокове са най-важни?

По информация на НАП електронният трудов запис се подава в тридневен срок при сключване и изменение на трудовия договор и в седемдневен срок при прекратяване. Регистърът обхваща и други събития, за които нормативната уредба предвижда вписване.

При пропускане на сроковете вписването не се извършва по обичайния ред, а може да изисква задължително предписание от контролните органи. Затова вътрешната комуникация между управител, HR и ТРЗ е критична.

Как да организирате процеса при назначаване?

1. Съберете данните предварително. Имена, идентификатори, длъжност, работно време, възнаграждение и другите договорни параметри трябва да са потвърдени преди подаването.
2. Подгответе договора и съпътстващите документи. Не оставяйте формалностите за първия работен ден.
3. Предайте информацията към ТРЗ незабавно. Кратките нормативни срокове не позволяват отлагане до края на месеца.
4. Проверете резултата от подаването. Техническо изпращане не е равнозначно на успешно вписване при некоректни данни.
5. Архивирайте документите и доказателствата за процеса.

Какво да правите при промяна?

Промяна на длъжност, възнаграждение, работно време или други обстоятелства може да изисква както писмено оформяне между страните, така и електронен запис. Затова всяко допълнително споразумение трябва да достига до отговорното за ТРЗ лице веднага след подписването.

Защо точността е толкова важна?

Електронният трудов запис има значение за трудовата история на служителя. Погрешни дати, основание или параметри могат да създадат проблеми както за работодателя, така и за работника. Превенцията е по-лесна от последваща корекция.

DESLIN предлага ТРЗ обслужване, включващо администриране на трудови договори, електронни трудови записи, заплати и текущи задължения към институциите.

Материалът е с общ информационен характер и е актуален към 21.08.2026 г. За конкретно трудово правоотношение следва да се приложат действащите към момента правила.