Счетоводство на онлайн магазин: как да организирате продажбите, плащанията и документите

При електронната търговия проблемът рядко е липсата на данни. По-често данните са в твърде много системи: платформата на магазина, куриер, банкови сметки, виртуален POS, платежен оператор, marketplace и складов софтуер. Счетоводният процес трябва да свърже всички тези източници, без да губи отделни поръчки, такси и възстановявания.

Започнете от потока на една поръчка

За всяка продажба трябва да може да се проследи логическата връзка:

поръчка → изпълнение → плащане → документ → счетоводно отчитане → евентуално връщане.

Ако една от стъпките остава само в чужда система и не достига до счетоводството, с растежа несъответствията се натрупват.

Разделете начините на плащане

Наложен платеж

Куриерските отчети трябва да се сверяват с изпратените и върнатите пратки и с реално преведените суми. Важно е да се различават продажната стойност, удържаните такси и нетното постъпление.

Картови и дигитални плащания

Платежните оператори често превеждат обобщена нетна сума след удържане на такси. Счетоводството трябва да отчете брутната продажба, таксата и реалното плащане отделно, а не да приема банковото постъпление за целия приход.

Marketplace платформи

При продажби през външна платформа трябва да се разбира кой е договорният контрагент, какви комисиони се удържат, има ли рекламни или логистични услуги и от коя държава са фактурирани.

Връщанията са част от нормалния процес

Е-commerce бизнесът има отказани пратки, върнати стоки, частични възстановявания и chargeback операции. Те трябва да се свържат с първоначалната продажба и да се отразят последователно в склад, плащания и данъчни документи.

ДДС не зависи само от това къде е сайтът

При продажби към клиенти в други държави значение имат видът на клиента, местонахождението на стоката, държавата на получателя и общият модел на доставки. За B2C продажби в ЕС могат да бъдат приложими правилата за дистанционни продажби и OSS, а при внос на нискостойностни стоки – IOSS.

Какви данни трябва да получава счетоводството?

• експорт на поръчките с уникален номер;
• статус на изпълнение и връщане;
• отчети от куриери;
• отчети от платежни оператори;
• фактури за такси и комисиони;
• данни за държавата на клиента при международни продажби;
• информация за складови движения.

Автоматизацията е полезна, но контролът остава необходим

Интеграциите намаляват ръчната работа, но грешна настройка може да умножи една и съща грешка в хиляди поръчки. Затова трябва да има регулярни контроли: общ брой поръчки, оборот по канал, постъпления по оператор и неизяснени разлики.

DESLIN предлага специализирано счетоводно обслужване на електронни магазини, съобразено с каналите за продажба, плащанията и международната дейност.

Материалът е с общ информационен характер и е актуален към 21.08.2026 г. Фискалните и ДДС изисквания зависят от конкретния модел на продажба и плащане.