VIES декларация: кога се подава и кои сделки се включват

Когато българска фирма работи с контрагенти от други държави членки на Европейския съюз, освен обичайната ДДС декларация може да възникне задължение за VIES декларация. Тя позволява на данъчните администрации в ЕС да съпоставят данните за определени трансгранични доставки между регистрирани лица.

Какво представлява VIES декларацията?

VIES е обобщена информация за конкретни доставки с място на изпълнение в друга държава членка. По данни на НАП декларация се подава от регистрирано лице, което през съответния данъчен период е извършило например:

• вътреобщностни доставки на стоки;
• определени доставки като посредник в тристранна операция;
• услуги по чл. 21, ал. 2 от ЗДДС с място на изпълнение в друга държава членка, когато са изпълнени условията за деклариране;
• операции по режима „складиране на стоки до поискване“ в приложимите случаи.

Не всяка фактура към чуждестранен клиент принадлежи във VIES. Важно е къде е установен контрагентът, какъв е неговият данъчен статус, каква е доставката и как се определя мястото на изпълнение.

Какъв е срокът?

НАП посочва, че VIES декларацията се подава до 14-о число включително на месеца, следващ данъчния период, за който се отнася. Поради това информацията за европейските сделки трябва да бъде събрана и проверена своевременно.

Какво трябва да се провери преди подаване?

ДДС номерът на контрагента

При сделки, при които данъчният статус на получателя е съществен, номерът следва да бъде проверен и правилно записан. Грешка в идентификацията може да доведе до несъответствие между данните на двете страни.

Периодът на доставката

Фактура, аванс и реално извършена доставка могат да имат различно значение според вида на операцията. Не трябва автоматично да се приема, че датата на плащането определя периода за VIES.

Съгласуване с ДДС дневниците

Сумите и контрагентите във VIES трябва да бъдат съгласувани с отчетните регистри и справка-декларацията по ЗДДС. Разлика между тях често е сигнал за грешно третиране или пропусната операция.

Чести практически грешки

• деклариране на сделка само защото клиентът е „от ЕС“, без анализ на мястото на изпълнение;
• използване на невалиден или неправилно изписан VAT номер;
• пропуснати услуги към данъчно задължени лица в друга държава членка;
• разминаване между фактура, дневник за продажбите и VIES;
• закъсняло подаване заради късно предадени документи.

Организирайте европейските сделки отделно

За фирми с редовни продажби или услуги в ЕС е полезно документите да се маркират още при издаването им. Така счетоводството може да следи VIES, ДДС и договорните условия в един процес, вместо да идентифицира международните операции непосредствено преди крайния срок.

При текущо данъчно обслужване DESLIN организира ДДС отчетността, включително VIES и други приложими задължения според дейността.

Материалът е с общ информационен характер и е актуален към 21.08.2026 г. При трансгранични сделки правилното ДДС третиране зависи от конкретните страни, предмет и място на изпълнение.